¿Cómo realizar tus reportes de ventas en Excel?

El informe de #ventas es un documento que permite a las compañías obtener una perspectiva detallada de sus operaciones comerciales. Su finalidad es analizar el estado de la organización para tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento empresarial, evaluando el volumen de ventas y el rendimiento de los encargados al llevarlas a cabo, así como contemplar todos los indicadores que intervienen en el proceso de venta.

#Excel es una de las herramientas más importantes como alternativa de reportería y análisis de información para quienes toman las decisiones en una empresa.

Hay varios factores a considerar para hacer tus reportes de ventas en Excel, entre ellos se encuentran:

1. Objetivo del reporte: Antes de comenzar a crear el reporte, es importante que sepas cuál es su objetivo. ¿Qué información deseas mostrar? ¿A quién va dirigido el reporte?

2. Fuente de datos: La fuente de datos es fundamental para cualquier reporte en Excel. Asegúrate de tener acceso a los datos de ventas que necesitas para el reporte, ya sea que estén en un archivo externo o en una base de datos.

3. Estructura del reporte: Decide cómo quieres que se presente la información. ¿Prefiere que se muestren gráficos y tablas o deseas que la información esté organizada por fecha, producto, región, etc.?

4. Selección de gráficos: Selecciona los gráficos que mejor se ajusten a la información que deseas mostrar.

5. Fórmulas y funciones: Utiliza fórmulas y funciones de Excel para calcular los totales, promedios y otras métricas importantes.

6. Personalización: Personaliza tu reporte con colores, fuentes y otros elementos visuales para que su presentación sea atractiva y fácil de leer.

7. Revisión y actualización: Revisa tu reporte con regularidad y actualiza la información para que siempre refleje la situación actual de tus ventas.

Ejemplo

Objetivo del reporte

Medir tres indicadores clave dentro de la empresa: Ventas, Suscripciones y Calidad de Servicio por Ejecutivo;, este reporte será entregado al equipo de ventas para monitorear su desempeño.

Fuente de datos

En esta ocasión contamos con un concentrado en formato .xlsx que contiene toda la información necesaria para construir el reporte.

Estructura del reporte

También conocido como boceto o maquetado, es importante definir qué mostraremos en el reporte y la manera en la que se organizará la información para que ésta resulte fácil de interpretar, así que, de ser necesario, tomaremos papel y pluma para dibujar el flujo que tendrá nuestro reporte.

Selección de gráficos

La utilización de gráficos combinados posibilita representar múltiples conjuntos de información mediante la combinación de columnas, áreas y líneas en un solo gráfico. Éstos son valiosos para destacar las interconexiones entre diversas series de datos o indicadores con escalas de medida variadas.

Los gráficos de odómetro por otra parte son una alternativa muy eficaz para visualizar el progreso de una métrica, puesto que proporcionan de forma instantánea información acerca del estado del rendimiento y señalan si el equipo está avanzando o retrocediendo en relación a sus metas.

Fórmulas y funciones

Deberás echar mano de las funciones de Excel para el proceso de normalización de los datos y calcular estadísticas de tus ventas, aquí se presentan algunos ejemplos de funciones que son de utilidad para la obtención de resultados.

También puedes hacer uso de tablas dinámicas ya que éstas nos permiten sintetizar grandes cantidades información de muchas formas sencillas, obtener subtotales, resumir datos por categorías y subcategorías, crear cálculos e introducir fórmulas personalizadas.

Personalización

Personaliza el informe de ventas según tus necesidades, utilizando diferentes estilos y formatos para resaltar la información clave. Usa el mismo formato en todo el reporte, ya que esto ayuda a mantener la coherencia y claridad. Si tu empresa cuenta con una plantilla será más fácil para ti la homologación de las tipografías y colores institucionales que, a su vez, te permitirán mantener la identidad de tu marca.

Algunos aspectos que debes cuidar en tus reportes para que luzcan profesionales son: la alineación y distancia entre los elementos en pantalla (gráficas, segmentadores, banners, tarjetas, KPI´s), mantener una paleta de colores y seleccionar iconos e imágenes con buena calidad visual.

Aquí se presenta un ejemplo de un reporte desarrollado por un quantecnauta en una de nuestras capacitaciones:

Revisión y actualización

Una vez que hayas creado el reporte, revísalo cuidadosamente para asegurarte de que no hay errores. Desde su diseño se debe pensar en su autonomía, debe ser fácil de actualizar y su mantenimiento debería estar documentado. Es importante que definas qué elementos del reporte podrán ser manipulados por el usuario final y cuáles deberán quedar protegidos para no ser editados, ya que, de ser modificados, podrían afectar el funcionamiento del reporte.

Una vez que el informe esté completo, puedes guardarlo y compartirlo con otros miembros de tu equipo.

En resumen, los informes de ventas en Excel son una herramienta esencial para entender y potenciar tu negocio. Al seguir estos pasos, podrás tomar decisiones estratégicas basadas en datos y observar el impacto real en tus ventas. Recuerda, el éxito de tu empresa radica en cómo interpretas y respondes a tus datos. Ahora es tu turno de tomar el control y dirigir tu negocio hacia el éxito.

¡Feliz análisis de datos!